4 Consejos para reuniones virtuales efectivas

Reunión virtual con ordenador

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Desde marzo del 2020 gran parte de las empresas se vieron forzadas a enviar a sus trabajadores a sus hogares para ejercer sus labores bajo el formato del teletrabajo. 

Esto trajo consigo una virtualización acelerada e inesperada que pocas empresas estaban listas para afrontar a la velocidad requerida para seguir operando en el marco de la pandemia. 

Una de las actividades empresariales que más se ha transformado han sido las reuniones, pues pasamos de reunirnos en espacios físicos, con horarios definidos y objetivos claros, a reunirnos virtuales caóticas, con problemas de conexión y varios malestares. 

Por esto, desde Grupo Los Lagos queremos compartir con usted 4 consejos para que las reuniones virtuales de su empresa se desarrollen de manera efectiva y orientada a la consecución de objetivos organizacionales.

Pregúntese si es realmente necesaria la reunión virtual 

Son varias las empresas que cuentan con líderes y gerentes que por cualquier motivo buscan generar una reunión virtual, lo cual puede cortar el flujo de trabajo de los equipos y generar malestar. 

Además, puede que este exceso de reuniones sea ineficiente porque no llegan a ningún lado, no tienen un objetivo claro y es difícil realizar un seguimiento por lo mismo.

Por esto, antes de agendar una reunión virtual con su equipo, pregúntese si es realmente necesario, si el tema que se va a tratar es lo suficientemente válido para realizar una reunión virtual.

Si su respuesta a la mayoría de estas preguntas es que no, lo mejor es que notifique esta información con su equipo a través de un correo electrónico, de esta manera se pondrá en conocimiento de sus trabajadores el tema a tratar, pero sin la necesidad de cortar el flujo de trabajo. 

Defina el tipo de reunión virtual que se realizará

Ahora bien, si ha decidido reunir a su equipo para una reunión virtual debe entender que no todas las reuniones son iguales ni todas las reuniones tendrán los mismos objetivos. 

Queremos compartir con usted una lista clasificatoria de los distintos tipos de reunión y su descripción:

  • Reuniones con el equipo: Este tipo de reuniones se realiza de manera interna en la organización, sin invitados externos a la misma. El tono de la comunicación debe ser organizacional, pero puede ser más flexible dependiendo del tipo de tema que se va a tratar. Lo ideal es que estas reuniones sean generales y no se cite al equipo completo para hablar de un miembro en particular.
  • Reuniones con clientes: Son aquellas reuniones en las que nos comunicamos con los clientes de la empresa. Debemos mantener un tono organizacional alineado con el manual de marca comunicativo y delegar a un miembro de la empresa que tenga las mejores habilidades comunicativas y de atención al cliente.
  • Reuniones híbridas: Se caracterizan por ser reuniones en las cuales pueden haber miembros del equipo y clientes, ya sea para mostrar los avances de un proyecto, para cerrar un contrato o por cualquier motivo que requiera juntar a los miembros de su equipo con su cliente. Recuerde que debe primar la comunicación organizacional alineada a su tono de marca. 
  • Seguimientos personales: Estas son las reuniones que se llevan a cabo de manera personal con un miembro del equipo. No es necesario mantener una comunicación organizacional, pues debe primar un ambiente personal y cercano para que nuestro empleado se sienta a gusto con nosotros. 

Esperamos que esta lista sea de gran ayuda para usted y la organización de su empresa. Conocer los diferentes tipos de reuniones virtuales le ayudará a organizar mejor su agenda en pro de llevar a cabo cada una de ellas. 

Preparar una agenda para las reuniones virtuales

Lo más importante para optimizar los recursos humanos de nuestra empresa en una reunión virtual es llegar con una agenda clara, establecida y que se respete durante la reunión.

Pero, ¿a qué nos referimos con una agenda? Así como los gerentes de alto rendimiento organizan su día a día para no olvidar ni postergar ninguna actividad, así mismo debemos organizarnos para una reunión virtual mediante la preparación de una agenda. 

Queremos compartir con usted un modelo de agenda para que pueda hacerse una idea de lo que hablamos y para que pueda realizar la suya emulando un sistema que nos ha funcionado exitosamente: 

  1. Espacio de 5 minutos para que todos los asistentes prueben sus micrófonos y conexiones.
  2. Otro espacio de 5 minutos para dar inicio a la reunión, explicando el motivo de la misma.
  3. 20 minutos para exponer el tema de la reunión, puede apoyarse en una presentación de power point o un video, la idea es que exista material gráfico de apoyo para mantener la atención de su equipo de trabajo. 
  4. 5 a 10 minutos para resolver dudas o atender sugerencias que puedan surgir.
  5. 10 minutos para plantear las tareas que deben realizarse y delegar responsables.
  6. 5 minutos para dar cierre a la reunión.

Esta agenda de reunión está pensada para reuniones de una hora, en el siguiente consejo entenderá porque nos gusta recomendar esta temporalidad para las reuniones virtuales.

La importancia del tiempo en las reuniones virtuales 

Lo prometido es deuda, así que en este punto le explicaremos por qué es tan importante el tiempo en las reuniones virtuales, tanto para usted como para la productividad de sus empleados.

La mayor diferencia entre las reuniones virtuales y las reuniones presenciales es el control de la audiencia y la atención de la misma en el tema que se está hablando. ¿Se acuerda cómo eran las reuniones en la empresa antes de la virtualidad? Era muy sencillo saber quienes estaban prestando atención y quienes estaban pensando en sus actividades laborales ajenas a la reunión.

Ahora bien, ¿sabe identificar cuando la atención de sus colaboradores se ha desviado en una reunión virtual? Es bastante difícil de saber, así que debemos administrar de manera correcta la duración de la reunión para garantizar la atención de nuestro equipo.

Recuerde, las reuniones largas son sinónimo de pérdida de atención y más si nuestros colaboradores tienen en casa hijos, mascotas o cualquier otro motivo para desviar su atención de la reunión virtual.

Por esto, cuando esté realizando la agenda de su reunión evite extenderla por mucho tiempo a menos que sea estrictamente necesario. Aun así, entendemos que puede que necesite más tiempo para tratar temas complejos.

Si este es el caso, le recomendamos dar un break o descanso de 15 minutos después de la primera hora de reunión, de esta manera su equipo podrá atender esas distracciones que puedan surgir en el hogar y retomar la reunión con completa disposición. 

¡Ya sabe cómo realizar reuniones virtuales efectivas!

Siguiendo estos sencillos consejos podrá aumentar la productividad y eficiencia de las reuniones que deba realizar con su colaboradores a través de medios digitales. 

Esperamos que estos puntos hayan sido de gran ayuda para usted y su empresa. Le recordamos que puede acceder a todos nuestros blogs dando click aquí.

También, queremos recordarle que visite nuestra sección de productos para que conozca lo que ofrecemos para usted y su empresa. Esperamos poder ser parte del crecimiento de su organización, no dude en contactarnos a través de nuestro Whatsapp si necesita cualquier solución para su empresa.

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